Som företag så nyttjar i stort sett alla mail. Det finns nästan lika många aktörer som erbjuder mail som det finns företag som nyttjar den. Vid första anblick kan alla typer av mail te sig lika, men är det verkligen så att all mail är lika? Givetvis inte!
Förutom klassiska gratistjänster såsom Gmail, Hotmail eller liknande så finns det egentligen tre stora huvudkategorier inom mail. POP3, IMAP och Exchange ActiveSync. Nedan kommer vi beskriva skillnaden mellan dessa och varför något är att föredra framför det andra.
POP3:
- Lagras lokalt på din dator. En version kan endast finnas på en enhet. Detta gör att kapaciteten att lagra ofta är stor, men om du inte har backup på din dator kan konsekvenserna bli förödande om datorn skulle gå sönder. Då finns risken att alla mail är borta för evigt.
IMAP:
- Mail lagras på en server hos din mailleverantör och din lagringskapacitet är avgränsat till hur stort utrymme som ingår i tjänsten.
- IMAP kan finnas på alla dina typer av enheter, dock kan inte till exempel dina kontakter och din kalender i t.ex. Outlook synkroniseras.
Exchange ActiveSync:
- Mail lagras på en server hos din mailleverantör.
- Synkronisering sker på alla dina enheter inklusive kalender och kontakter. Så om ni som företag nyttjar Outlooks kalender för er planering så synkroniseras detta med er surfplatta eller mobiltelefon.
- Exchange ActiveSync är kompatibelt med både Iphone och Androids standardiserade mailfunktioner.
- Man kan öppna varandras kalendrar om man väljer att dela den för att lätt få en överblick av vad kollegorna gör och vart de håller hus.
- Bra Webmailfunktioner. Alltså att man kan surfa till en webmail vilket gör att man inte behöver en installerad applikation för att hantera sin mail.
För alla företag så rekommenderar vi på Optinet starkt att nyttja Exchange då detta är den mest mångsidiga tjänsten, där den största fördelen är synkroniseringen av kalender och kontakter. Det sparar väldigt mycket tid då en ny kalenderhändelse dyker upp på alla dina enheter. Ytterligare så tenderar POP och IMAP ge större mängder driftstörningar när man har mailen i olika typer av enheter då dessa protokoll är gamla och inte anpassade helt efter hur vi nyttjar dem idag.
I sitt val av mailleverantör så är det också ett par saker som är viktiga att ha klart för sig för att undvika problem:
- Har leverantören backup på sina mailservrar?
- Hur är driftsäkerheten? Har leverantören redundans i fråga om el, internetförbindelse och kylning?
- Hur är informationssäkerheten? Vart lagras informationen rent geografiskt?
Detta är en kort sammanfattning som tar upp en del lösningar. Mail är väldigt stort och det finns väldigt mycket att tänka på, men här hoppas vi att du fått svar på en del frågetecken kring mail och vad man ska tänka på i valet av mailleverantör. Vi svarar givetvis på ytterligare frågor och kan utveckla. Tveka inte att höra av er så hjälper vi er.
