Blogg

Här skriver vi om sånt som är av intresse för våra kunder. IT-säkerhetsfrågor som rör svenska företag, viktigt och intressant, och även om sådant som händer på Optinet!
Rune Wallgren
30 jan 2013

Maila med vett (och etikett)

Mail har mer och mer kommit att bli ett affärsdokument! För 15 år sedan var det faxen, men nu har mailen helt övertagit den positionen. Även den fysiska posten håller på att konkurreras ut av mailen.

Att scanna in underskrivna avtal och maila över är numera väldigt vanligt och duger alldeles utmärkt även rent juridiskt. Dessutom är fördelarna flera när man gör en affärsuppgörelse via mail. Man kan väldigt enkelt i efterhand kontrollera vad som sagts och inte och när. Har man missat att läsa något viktigt som faktiskt framgått i ett mail får man stå sitt kast.

Längst ner kommer också en avdelning om mailsäkerhet, varför det är viktigt.

Vad finns det då för oskrivna regler kring mailandet?

Ja, det finns en hel del oskrivna regler och man märker snabbt om personen man mailar med följer dem eller inte. Om personen inte följer dem kan han/hon misstolkas för att vara arg/konstig eller annat så det är ingen dum idé att lära sig de viktigaste!

Var artig! Att vara artig innebär inte bara att det man skriver skall vara artigt skrivet det innebär också att man svarar tillbaka på vissa mail. Mail man bett om t.ex. en offert där man fört en diskussion tidigare. Svara och tacka och ge säljaren en uppfattning när ni kan återkomma med besked. Att inte alls svara i detta läget är oartigt. Spontana mail som kommer från personer man knappt känner behöver och skall man givetvis inte svara på!

Använd rubrik. Att få ett blankt mail i inkorgen är inte snyggt, man har ingen aning om vad det handlar om. Sätt en lämplig rubrik.

Mail med flera frågor. Till den som mailar: försök i möjligaste mån undvika flera frågor. Ibland går det dock inte. Till den som svarar: svara på alla frågor! Det är nonchalant att bara strunta i vissa frågor och skapar ett jobbigt läge för den som mailat som måste fråga igen. Är det många frågor kan du skriva svaren under varje fråga.

Var försiktig med tecken!! Att använda flera utropstecken och STORA BOKSTÄVER ger mailet en speciell känsla. Ovana personer kan inte alltid tolka detta rätt och då kan känslan bli helt fel.

  • Siste man måste låsa dörren, tänk på det!      – En neutral uppmaning bör räcka för de flesta.
  • Siste man måste låsa dörren, tänk på det!!!!!!!!! – Skriv inte så här om det inte har hänt ett flertal gånger innan.
  • SISTE MAN MÅSTE LÅSA DÖRREN, TÄNK PÅ DET!!!!!!!!!! – Om ni skriver så här så skriker ni (arg) och detta skall verkligen vara ett stort problem för att motivera denna typ av uttryck.

Använd parenteser. Detta ser man sällan (aldrig) och är ett smart sätt att förmedla lite (mycket) av den känsla man kan förmedla när man pratar genom att låta glad, skämtsam, arg etc.

Använd leverans, läskvitto och prioritet. Om man skickar ett avtal eller offert är det smart att använda sig av detta. Prioritet kanske först och främst lämpar sig för interna mail. Tolka det som att; är det hög prio, måste man öppna det direkt och svara omgående. Är det låg prio kan det i princip kastas direkt (skämtmail t.ex.)

Glada gubbar. Våra barn och ungdomar mailar (nåja, dom använder sällan mail det är mer SMS och chattprogram) på ett helt annat sätt än vad vi vuxna gör. Dock kan man faktiskt använda en glad gubbe då och då :-), men gör det vid rätt tillfälle och sparsamt. Det är ett sätt att lätta upp ett mail t.ex. om man skall be om ursäkt för ett misstag (som inte är allvarligt utan mer komiskt).

Korta ner mailen. Om man för en dialog och bollar frågor fram och tillbaka kan det vara lämpligt att börja korta ner mailen och även sin signatur. Många har en stor signatur med logga och en massa text. Den passar bra att använda i ett första mail. En bit in in mailandet gör man klokt i att inte skicka med den. Håll mailen korta och avsluta bara med ditt namn. Är det riktigt mycket bollande kan man till och med hoppa över namnet. Gör man detta direkt som svar på ett första mail uppfattas det normalt som oartigt och som att man är ointresserad av personen som mailar, så känn er fram!

 

Mailsäkerhet

Eftersom mailen nu är väldigt viktigt för oss i vårt arbete så se till att den är skyddad (här pratar vi inte om sekretess, har ni sådana frågor är ni välkomna att höra av er). Många är de företag som inte har någon kontroll på sitt mailsystem och inte vet hur backuprutinerna fungerar. Om en framgångsrik säljare blir av med sin dator (eller hårddisken kraschar) finns det då backup på mailen? DETTA ÄR MYCKET VIKTIGT (ja, jag använde stora bokstäver med avsikt) och det finns ingen ursäkt för en krasch. Tänk också på att även alla kontakter och kalendrar normalt sett lagras i mailen så även de försvinner vid en krasch. Kontrollera era backuprutiner och förvissa er om att alla på företaget har en backuprutin.

Se också till att alla har en rutin för att arkivera gamla mail. Arkivering skall inte spridas ut på diverse lösa hårddiskar utan bör ligga centralt.

Tänk också på att mailen är företagets egendom. Om någon slutar måste man kunna komma åt denna persons mailbox för att kunna läsa eventuella överenskommelser som gjorts etc. Här kan ni läsa mer om hur man kan hantera mailen för en person som slutar.

Optinet hjälper företag med alla typer av mailfrågor från installation av stora mailsystem till hjälp med arkivering av enstaka mailboxar. Kontakta oss gärna om ni har några funderingar!

1 Response

  1. Zarife

    Hej jag va inne på porr och fick fram en ruta att jag blivit anklagad för pornagrafi där ståg mitt namn IP adress adress oh allt och att ja ska betala 1000 kr til polisen förstår inte varför sidan ja va inne på heter porrlejon,
    Är jätte orolig vet inte va ja ska göra

Lämna en kommentar