Blogg

Här skriver vi om sånt som är av intresse för våra kunder. IT-säkerhetsfrågor som rör svenska företag, viktigt och intressant, och även om sådant som händer på Optinet!
Erik Augustsson
06 nov 2013

Sharepoint och delade kalendrar

När vi är ute och missionerar kring Intranät och Sharepoint så får vi ofta frågan om delade kalendrar i Sharepoint.
Vi tänkte därför förklara lite vad man kan och inte kan göra med kalendrar i Sharepoint!

Outlook vs. Sharepoint
Den första punkten som vi vill klargöra är att det är skillnad på kalendrar i Sharepoint och kalendrar i Outlook.

Er Outlook-kalender lagras normalt sett i en Exchangeserver där all e-postrelaterad verksamhet pågår. Den kan vara er personliga kalender, en ni skapat vid sidan av den personliga eller en kalender som ni delar med övriga i företaget via publika kataloger (Public Folders).

Sharepointkalendrar är egentligen en lista som visas i form av en kalender, där vissa kolumner används för att avgöra kalenderinläggens tidsperiod.

Kalendrar existerar på sharepointsiten, men kan länkas till Outlook. När man sedan klickar på dem i Outlook så kopplar datorn upp sig till sharepointsiten för att se hur de är upplagda och hämta informationen. Det är därför dessa kan vara långsammare än den lokala kalendern, även om de till utseendet ser likadana ut.

När en sharepointkalender presenteras i Outlook så visas endast de kolumner/fält som Outlook normalt sett har i sina kalendrar. Har man lagt till egna kolumner för att styra något, exempelvis personnamn i en semesterkalender, så syns inte dessa i Outlook, men däremot på sharepointsiten.

Att se flera användare i samma kalender
Det som ofta är efterfrågat är möjligheten att presentera användarnas personliga Outlookkalendrar på sin sharepointsite. Detta är inte något som fungerar Out-of-the-box i Sharepoint. Det som stöds är exempelvis kalenderöverlägg (overlays). Ett sätt att visa flera sharepointkalendrar ovanpå eller vid sidan av varandra (alltså inte flera kalendrar från olika Outlookanvändare). Det finns också en möjlighet att koppla upp den egna användarens personliga kalender för att visa det överlagd på en existerande sharepointkalender. Så viss funktion för koppling till Outlook finns, men det är sällan användarens egen kalender man är ute efter att se utan oftare möjligheten att se andra användare för att kunna planera möten eller lämna besked till inringande kunder etc.

Hur löser man det?
Så för att få upp sina kalenderposter från Outlook till Sharepoint finns lite olika alternativa lösningar.

  1. Bjud in en sharepointkalender till mötet.  – Man konfigurerar då en Sharepointkalender som en resurs som automatiskt accepterar och nekar bokningar som exempelvis ett konferensrum eller en projektor.
  2. Länka en sharepointkalender till sin Outlook och sedan kan man dra och släppa de kalenderposter som man anser ska delas till sharepointkalender. De finns även tredjepartsprogram som kan installeras på användarnas lokala datorer som hanterar synkningen av sin lokala Outlook till en central sharepointkalender.
  3. Använd en  separat webpart på sharepointsiten för att presentera användarnas kalendrar.

Alternativ tre är ofta det som är mest praktiskt och den som kräver minst lokala ingrepp. Här får man dock försöka hitta en bra webpart själv som gör jobbet och en sådan kan kosta mer eller mindre beroende på funktion. Accepterar man detta så kan man dock få en rätt snygg lösning.

Så här kan det se ut om man använder en webbpart i Sharepoint:

Optinet har testat och utvärderat många olika webbparts för kalenderdelning och kalendervisning. Har ni några funderingar kring detta så hjälper vi er gärna att utveckla er Sharepointmiljö. Tag kontakt med någon av våra Sharepointkonsulter för att diskutera olika alternativ.

Lämna en kommentar