Vad är Sharepoint?

Googlar man runt lite på frågan ”Vad är Sharepoint?” får man inga riktigt bra svar, så vi gör ett försök att råda bot på det här. Frågan man kanske borde ställa är: ”Vad kan jag använda Sharepoint till?” Eftersom Sharepoint är så stort så kan det var svårt att svara på den första frågan: ”Vad är Sharepoint?”, ungefär som det måste varit svårt att svara på frågan 1980, ”Vad är en dator?” Idag vet alla vad man kan använda en dator till.

Först och främst: Sharepoint är för företag! Man kan förvisso bygga hemsidor med det, ungefär som med Joomla eller WordPress, men Sharepoint kan mer än så och i ärlighetens namn är det inte lika lätt att skapa hemsidor med Sharepoint som med WordPress t.ex.

Sharepoint är en produkt från Microsoft och ingår i Windows server, så har man en Windows server 2008 R2 t.ex. på företaget så har man också Sharepoint. Man har då den version som kallas Sharepoint Foundation. Foundation betyder att det är en grundläggande version, men den räcker faktiskt ganska långt! Större versioner är Sharepoint server Standard och Enterprise.

Intranät! På lite större företag behöver man ofta ett intranät, d.v.s. en intern hemsida (webbplats) för intern information. Denna kan även användas som portal till externa länkar och interna dokument, nyheter m.m. Det är väl främst här Sharepoint kommer till sin verkliga rätt. Tyvärr kan det dock vara problem med att få in de anställda på intranätet om det inte finns någon annan information där än bara internnyheter. Därför är det viktigt att man använder sin Sharepointplats till mer och fördelen är att den också kan användas till så mycket mer.

Dokumentlagring. Många (för att inte säga alla) företag har någon mappning till någon enhetsbokstav t.ex. G: där man lagrar företagets gemensamma dokument. Här skapas mappstrukturer i mer eller mindre kaos. De flesta företag man besöker har dåligt samvete för sin mappstruktur och säger att de borde rensa och strukturera. Med Sharepoint kan man skapa ett mer strukturerat lagringssätt och märka dokument med ytterligare information om vad det innehåller, t.ex. författare, projekt, offert, etc. så kallad metadata. Detta gör att det blir lättare att söka fram rätt dokument och att hitta rent generellt. Vidare så kan man även komma åt dokumenten när man inte är på kontoret via webben. Sharepoint kan också spara flera versioner av dokument så att man kan backa i historiken. Dock krävs lite struktur annars kan man även här skapa förvirring på samma sätt som i den gamla hederliga mappen G:

Listor och register. Sharepoint innehåller en funktion för det som kallas listor, vi kan kalla det register eller databas om ni så vill. Man kan enkelt lägga upp ett register över sina kunder, produkter, inventarier, leverantörer, fordon eller vad som helst. Man kan även koppla ihop olika listor med varandra t.ex. produkter med kunder. Även om det går, kanske man inte skall tro att man nu enkelt kan bygga ett ordersystem i Sharepoint, ärendehantering däremot ligger lite närmare till hands.

ISO-dokument. Egentligen finns ingen speciell funktion i Sharepoint för att hantera just ISO-dokument, däremot kan man med fördel lägga sin handbok i just Sharepoint då det är relativt lätt att anpassa den efter sina egna behov. Den funktionalitet och styrning som ISO kräver finns inbyggt helt enkelt!

Arbetsflöden. Att styra ett arbetsflöde, en uppgift, så att den hanteras utan störningar och inte blir liggande eller glöms bort hanterar Sharepoint galant. Man kan tilldela uppgifter och när man är färdig går bollen vidare till näste person som tar vid. Får man en uppgift tilldelad får man ett mail som berättar att det finns nya uppgifter till dig.

Strukturerade mallar och formulär. Här finns det mycket att göra, det kan jag lova. Säg vilket företag som inte vill ha ett färdigt formulär för reserapportering, sjukfrånvaro, rekvisitioner, etc. Sharepoint är nära kopplat till ett program som heter Infopath. Med Infopath kan man konstruera väldigt funktionella och praktiska formulär som man sedan kan använda på sin Sharepointplats. Infopath är ett program som ingår i Microsofts Officepaket version Plus. Man behöver dock inte ha Infopath på varje dator som skall använda Sharepoint. Man kan även använda formulär för att sedan skapa ett Worddokument t.ex. mycket praktiskt.

Exempel Offertsystem. Om vi nu tänker oss ett enkelt CRM (säljstöd) eller offertsystem så skulle man kunna bygga det i Sharepoint på följande sätt: Man skapar en lista över kunder (eller potentiella kunder). När man skall skicka en offert till en kund väljer man i en lista rätt kund och sedan skriver man in vad offerten avser. t.ex. 4 st fönster. Man skriver in ett belopp och trycker OK. Sharepoint skapar nu ett Worddokument baserat på en mall för försäljning av fönster där det står en del text om värmetal och kvalité m.m. Kundens namn infogas automatisk, likaså säljarens. Det skapas också en post med offerten där t.ex. en försäljningschef eller kollega kan se offerten på en rad med texten vad den avser och beloppet. Har man flera säljare kan man enkelt se en sammanställning över alla offerter som finns ute just nu. Klickar man på raden för offerten så finns själva dokumentet med som en bilaga.

Hur mycket gör man själv? Ja, skall man tro Microsoft kan man göra allt själv. Denna tanke kanske är lite väl optimistisk, i alla fall när det gäller att bygga avancerade formulär med beräkningar och avancerade arbetsflöden, men att kunna underhålla sin egen Sharepointplats om man är lite intresserad av t.ex. excel är redan idag fullt realistiskt. Det fina med Sharepoint är att man kan komma väldigt långt utan att behöva kunna programmera. Skulle det senare visa sig att man behöver programmera för att lösa en specifik liten detalj så kan man givetvis göra detta (och då ta hjälp av någon konsult).

Optinet erbjuder en rad hjälpande tjänster för företag kring området Sharepoint. Vill ni inte driva er egen Sharepointserver kan vi driva den i vår datahall. Vi kan hjälpa er installera er egen Sharepointserver och även sätta upp och designa er Sharepointplats. Vi har även en rad färdiga Sharepointapplikationer som t.ex. Offertsystem, ärendehantering, tidrapportering och dokumenthantering.

Ni kan läsa om om våra Sharepointtjänster här och här!

IDG har försökt beskriva lite om Sharepoint här!