Vad händer med eposten när någon slutar?
När ett mailkonto tas bort så upphör e-posten att existera, vilket innebär att e-posttjänsten kommer meddela personen som skickar mail till epostadressen att denna inte finns eller kan nås.
Aktivera Out-of-Office
När en person slutar så brukar en bra metod i regel vara att låta personen aktivera sitt Out-of-Office-meddelande och låta denna notifiera personen som skickar att de skall vända sig till en info@ adress istället. Sedan efter en månad eller två av detta så stänger man ner eposten. Kontot får då vara aktivt tills man stänger ner, vilket innebär fortsatt kostnad för kontot under den aktiva tiden.
Skapa epostadress som ett alias
En annan metod är att lägga upp det raderade kontots epostadress som ett alias på en annan adress som ex info@ . Detta innebär då att all epost som skulle gå till john.doe istället gått till info@. Nackdelen med detta är att ALL epost då går till info@, inklusive skräpmail och nyhetsutskick.
Det säkraste alternativet
En tredje variant, som kanske är den säkraste för att inte missa något, är att sätta upp ett specifikt konto för ändamålet, ex slutat@mycompany.com där alla användare som slutat läggs upp som alias. På detta kontot skulle Out-of-office kunna aktiveras att meddela ex ”Personen har slutat, vänd er till info@” . Nackdelen med detta är att någon måste rensa inboxen då och då för att se till att denna inte blir full och slutar att tar emot ny epost.
